برنامه ریزی: اولویت بندی در ۴ مرحله
زمان مطالعه: 3 دقیقهموقع برنامه ریزی یا هدف گذاری‌های روزمره یا حتی بلند مدت، کدام یک از موارد زیر را تجربه کردید؟
کل روز میدوین اینور و اونور به کارای اورژانسی میرسین.
همش مشغولین ولی حس نمی‌کنین کارتون تاثیر زیادی داره.
اهداف بلند مدت دارین ولی وقت و انرژی برای جلو بردنشون ندارین.
واگذار کردن کارها یا نه گفتن براتون خیلی سخته.
اگه هر کدوم از این مشکلاتو دارین، احتمالا ریشه‌ش توی اولویت‌بندی کارهاست. مشکل از اونجایی شروع میشه که برای کارهای مهم و فوری تفاوت قائل نمی‌شیم
حالا چطور تصمیم بگیریم از لیست بلند بالای کارهامون کدومو انجام بدیم؟
هر زمان که به نظر می‌رسد دچار بحران شدیم، تقریبا انگار مجبور می‌شویم که توجه اولیه خود را به موضوع فوری زمان حال متمرکز کنیم، به جای امور مهم آینده.
در کتاب ۷ عادت مردمان موثر از استیون کاوی برداشت کامل‌تری از این صحبت ایزنهاور پیدا می‌کنیم.
استیون کاوی یه جدول یا ماتریس ۴ خانه‌ای به ما میده و میگه همه‌ی کارهایی که فکر میکنید باید انجام بدین رو توی این ماتریس قرار بدین تا بگم باهاشون چیکار کنین
دسته‌بندی خونه‌ها به این شکله که از یه طرف اهمیت و از طرف دیگه فوریت مساله یا کار مورد بررسی قرار میگیره
اهمیت و فوریت کارها چطور معلوم میشه؟
کار مهم: کاریه که مربوط به اهداف بلند مدت و ارزش‌های به ما میشه. این کارها معمولا نیاز به برنامه‌ریزی و حرکت‌های فکرشده دارند. هیچ‌کس به جز شما نمیتونه بگه چه‌کاری مهمه
کار فوری: کاریه که نیاز به حرکت فوری داره. مشکلات واضحی که هر لحظه به وجود میان و نیاز به توجه شما دارن. دقیقا همین الان. انجام ندادن این کارها عواقب واضحی داره و نمیشه انجام‌شون نداد. ولی اگر تمام روز مشغول این دسته از کارها باشیم، درگیر استرس زیادی میشیم و باعث میشه از پا دربیایم.
نتیجه تحقیقی نشون داده که ما معمولا کارهایی که ضرب‌العجل دارند رو نسبت به کارهایی که ندارند اولویت می‌دیم، فارغ از نتیجه‌ی طولانی‌مدت آنها.
اشکالش چیه؟ اینکه بعضی کارها در اهداف دراز مدت ما بسیار حیاتی‌اند ولی چون براشون ددلاین نداریم، عقب می‌ندازیم‌شون و بعد از مدتی به خودمون میایم و می‌بینیم به اهداف‌مون حتی نزدیک هم نشدیم.
چیکار باید کرد، باید کارها رو دسته‌بندی کنیم و یکی از راهکارهای نسبتا ساده وبسیار مفید دسته‌بندی بر اساس اهمیت و فوریت کارهاست.
اهمیت یعنی کاری باید انجام شود ولی لزوما زمان انجام آن اهمیتی ندارد. به طور مثال مطالعه برای رشد شخصی بسیار مهم است ولی زمان انجامش لزوما مشخص نیست.
فوریت کارها به این معناست که زمان انجام کار هم اهمیت دارد. مثلا اگر باید در منزل برای خود غذا درست کنین امکان اینکه یک روز دیرتر این کار را انجام دهید وجود ندارد.
اگر کارها رو براساس این دو معیار دسته بندی کنین، در مرحله‌ی بعد میتونین برای هرکدوم برنامه ریزی کنین؛
ربع اول: کارهای فوری و مهم، اولویت اصلی
کارهایی که هم اهمیت دارند هم نمیشه عقب انداخت‌شون. یه جورایی مدیریت بحران نیاز دارن پس بهتره که کارهای این دسته رو کم کنید، چون باعث استرس و از پا دراومدن میشن.
ربع دوم: کاری مهم و غیرفوری
اکثر کارهای با ارزشی که ما رو به هدف‌مون نزدیک میکنن توی این دسته قرار می‌گیرن، ما نباید اونقدر مشغول کارهای فوری بشیم که از این دسته غافل شیم. پس برای اون‌ها برنامه‌ریزی کنید. هر چقدر کارهای ربع دوم عقب بندازین، میفتن رو ربع اول و باعث استرس بیشتر شما میشن.
ربع سوم: کارهای غیرمهم و ضروری
کارهایی هستند که به دلیل فوری بودن‌شون باید انجام شن ولی لزومی نداره خود شما شخصا انجام‌شون بدین، میتونین جواب دادن به ایمیل‌های کاری رو به منشی دفترتون بسپرید و وقت‌تون رو صرف کارهای مهم کنید.
ربع چهارم: کارهای غیرفوری و غیرمهم
احتمالا واضح باشه که این دسته فقط وقت ما رو تلف میکنن، پس با خودتون رو راست باشین، اگر کاری توی این دسته قرار میگیره، بی‌خیالش شین.
به طور خلاصه اگر کاری در دسته اول قرار گرفت در اولین فرصت انجامش بدین و اجازه ندین کارهای این دسته زیاد شن.
کارهای دسته دوم باید بیشترین زمان شما رو درگیر خودشون کنن و همین کارها هستن که باعث پیشرفت شما میشن.
دسته سوم رو به دیگران واگذار کنین.
و دسته چهارم به کل از برنامه ریزی حذف بشن.
با دسته بندی کارهاتون در این ۴ گروه، میتونین قدم اول در برنامه ریزی رو محکم بردارین. از تجربیات‌تون برای ما بنویسین.
